Pandemia nu a impus doar lucrul de acasă. I-a determinat pe managerii companiilor să se concentreze pe digitalizare. Și aici nu este vorba doar despre vânzări online, ci și despre deservirea clienților la distanță. Digitalizarea înseamnă un număr mare de instrumente care eficientizează munca în cadrul unei companii.

În ciuda trecerii tot mai frecvente la contabilitatea online, sunt încă multe companii care lucrează cu facturi tipărite. Vrafurile de documente invadează diferitele departamente, iar procesarea lor durează adesea câteva zile. Acest lucu, inseamnă cheltuieli cu transportul documentelor, depozitarea și protejarea acestora, dar si impact negativ asupra mediului. De aceea, una dintre primele soluții de a reduce cheltuielile este aceea de a reduce la minimum numărul documentelor tipărite.

Eliminarea documentelor tipărite este primul pas spre implementarea digitalizării într-o companie. Trebuie însă ținut cont de faptul că astfel de schimbări nu se pot implementa dintr-o dată, fără o analiză temeinică și fără consultarea unor experți. Fiecare companie are nevoie de alte soluții. De aceea este atât de important să aflăm dacă am ales soluții care se ridică la înălțimea așteptărilor noastre

– a spus Mariusz Sławek Vicepreședintele Consiliului de Administrație al Infinite IT Solutions, una dintre firmele de top din domeniul digitalizării companiilor

Economii prin circulația documentelor în mediul online

Una dintre aceste soluții este Infinite EDI, un instrument de transmitere a documentelor și a tranzacțiilor între companii. Printre avantajele acestui sistem se numără procesarea mai rapidă a documentelor și reducerea cheltuielilor de arhivare. Sistemele de acest gen pot fi integrate în orice sistem ERP și pot lucra cu diferite tipuri de fișiere. Acest instrument a fost implementat și în cadrul marilor retaileri precum Auchan, Dedeman, Romstal, dar si a companiilor mai mici din diverse domenii de activitate. Este utilizat în primul rând pentru transmiterea facturilor și a altor documente conexe afacerii, precum avize de primire, comenzi, rapoarte de vânzări. În situația prezentată, principalul avantaj al sistemului Infinite EDI este numărul mai mic de greșeli și de rectificări, deoarece documentele contabile sunt introduse automat în sistem. Acest lucru a accelerat semnificativ și procesul de colectare a datoriilor şi de rezolvare a litigiilor.

Semnătura biometrică – cea mai sigură semnătură electronică de pe piață

De asemenea, semnătura electronică ar putea facilita desfășurarea activității. Este un sistem care permite semnarea fiecărui document prin intermediul unei platforme www sau al unuidispozitiv cu strat de securitate biometrică. Aceste soluții le putem vedea deja implementate în bănci, în centrele medicale private, precum și în anumite instituții oficiale. Conform Laboratorului Central de Criminalistică din Polonia , aceste semnături nu pot fi falsificate. Acest lucru se datorează faptului că semnătura este verificată imediat cu șablonul. Algoritmul permite o verificare mai facilă și mai rapidă a autenticității semnăturii. Un alt tip de semnătură este semnătura prin sms, utilizată atât în domeniul bancar, cât și în multe puncte de vânzare.

Semnătura pe tabletă reprezintă, oare, viitorul departamentelor de vanzari?

Una dintre companiile care a adoptat această soluție este Orange. Este primul operator de telefonie mobilă din Polonia, care a făcut posibilă semnarea contractelor pe tabletă. Clienții care doresc să încheie un contract în magazin îl vor semna pe tabletă, iar documentul va ajunge la ei în format electronic, pe e-mail. Întregul proces se desfășoară foarte repede, iar documentul semnat astfel îi conferă clientului aceleași drepturi la garanții și reclamații, ca versiunea tipărită.

Semnătura electronică reprezintă un mare beneficiu atât pentru companii, cât și pentru clienții acestora. Este o soluție sigură, care îndeplinește cerințele legislației în vigoare. Poate fi utilizată în diferite moduri și poate fi adaptată în funcție de tipul afacerii – de ex. pentru obținerea consimțământului, pentru semnarea de procese verbale, contracte, documente de vânzare, de prestări servicii și multe altele. Poate fi utilizată cu succes în orice domeniu

– a spus Piotr Wietrzycki, expert în domeniul semnăturii electronice

Creșterea popularității comerțului electronic b2b – transformarea digitală a comerțului

La începutul anului 2021, multe companii și-au planificat să le furnizeze clienților un nou canal de vânzări, prin care, aceștia vor putea plasa comenzi în orice moment și vor putea vedea oferta completă, promoțiile curente, istoricul comenzilor și, în același timp, vor beneficia de multe alte facilități suplimentare. Un exemplu este soluția e-Marketplace (platforma electronica de primire a comenzilor). Această soluție facilitează optimizarea procedurii de preluare a comenzilor distribuitorului, printre altele, și datorită unei platforme de vânzări online, platformă adaptată la necesitățile integrării cu sistemele IT.

Pe de altă parte, platforma le prezintă clienților, în mod transparent, oferta completă a unui distribuitor, cu posibilitatea efectuării de căutări rapide folosind filtre predefinite, afișează într-un singur loc toate promoțiile active, comenzile și documentele arhivate, plățile restante și multe altele.

Plățile

Gama de instrumente care permit gestionarea eficientă a unei afaceri online este bogată, iar cheia succesului o reprezintă alegerea și adaptarea acestora la nevoile clientului în mod inteligent. În era digitalizării accelerate – spre care, într-un fel, ne-a împins pandemia – acest lucru pare să fie deosebit de important. Przelewy24 (Transferuri24) oferă o gamă extinsă de plăți, inclusiv metodele alese cel mai frecvent de cumpărători, și anume: Blik, plată cu cardul, precum și cele mai cunoscute soluții mobile, de ex. Apple Pay sau Google Pay. Clienții online sunt din ce în ce mai dispuși să profite de posibilitatea de amânare a plăților, alegând metode precum PayPo sau plata în rate. Pentru piața de e-commerce și pentru operatorii de plăți, provocarea o reprezintă furnizarea de soluții care să satisfacă așteptările clienților existenți, dar și ale clienților noi, al căror număr crește de la an la an

– a spus Jacek Kinecki CCO Przelewy24

Ajutor eficient pentru comercianți

Chiar dacă nu ne ocupăm cu vânzările online, e recomandabil să ne concentrăm pe optimizarea diferitelor activități din cadrul companiei. Sistemele e-commerce B2B, precum eHurtownia, au rolul de a ajuta reprezentanții comerciali în activitatea desfășurată pe teren. Le permit acestora să le prezinte clienților, într-un singur loc, întreaga ofertă de distribuție a companiei, toate promoțiile și informațiile curente. Până acum, acest lucru era posibil doar prin intermediul unui reprezentant comercial, în cadrul unei vizite sau prin telefon.

În plus, reprezentantul comercial beneficiază și de acces la o ofertă structurată, care este și pentru el o sursă suplimentară de informații, dar și un instrument de vânzare, datorită posibilităților de prezentare oferite – de ex. fotografii ale produselor, informații cu privire la compoziție, la țara de origine sau la cantitate. De asemenea, aceste sisteme ajută la planificarea vizitelor la clienți, la verificarea eficienței acestor vizite și, în cele din urmă, la calcularea vânzărilor generate de un anumit reprezentant comercial.

Companiile de transport își pot optimiza cu ușurință procedurile de livrare, monitorizând încărcarea camioanelor, controlând itinerariile sau consumul de combustibil. În schimb, sistemele pentru managementul depozitelor, WMS, permit reducerea timpului operațiunilor desfășurate în depozit, reducându-se astfel cheltuielile cu depozitarea și eliminându-se erorile magazionerilor.

Digitalizarea nu înseamnă doar vânzări online. Înseamnă tot ceea ce poate facilita, accelera și optimiza activitățile realizate până în prezent în baza unor documente tipărite. Totuși, toate aceste sisteme trebuie implementate având grijă să fie adaptate la cerințele companiei. Una dintre cele mai frecvente erori o reprezintă implementarea unui produs prea avansat în raport cu nevoile companiei. În acest caz, trebuie cerut sfatul unui expert, care poate adapta soluția în mod adecvat.

Puteți găsi mai multe soluții destinate companiilor, în ebook-ul gratuit, elaborat de specialiști în domeniul implementării soluțiilor digitale pentru companii. Avantaje, părerile utilizatorilor și recomandările experților.